Laman

Rabu, 14 Juli 2010

perbandingan teknik pengumpulan data

Abstrak

Teknik pengumpulan data merupakan sebuah teknik untuk mendapatkan kebutuhan pengguna. Kebutuhan pengguna sangat penting untuk didefinisikan karena perangkat lunak yang dibuat berdasarkan kebutuhan akan digunakan secara berkelanjutan karena pengguna merasa terbantu dengan adanya perangkat lunak tersebut.
Metode yang digunakan untuk mendapatkan berbagai teknik pengumpulan data yaitu studi pustaka dengan cara membandingkan kekurangan dan kelebihan dari tiap teknik pengumpulan data seperti pemeriksaan dokumen, pengamatan (observasi), penyebaran formulir (kuesioner) dan Joint Application Requirement (JRP).
Hasil dari kajian ini berupa perbandingan antara kekurangan dan kelebihan dari masing – masing teknik pengumpulan data, sehingga diharapkan pembaca mampu menentukan pilihan terhadap teknik pengempulan data yang akan digunakan.

Latar Belakang Masalah
Berdasarkan sebuah penelitian tentang penggunaan perangkat lunak tahun di menyatakan bahwa
Tahap analisis merupakan tahap yang sangat menentukan untuk tahap berikutnya yaitu tahap perancangan dan pembuatan kode program. Tahap analisis akan menentukan gagal atau suksesnya seorang pengembang dalam membuat perangkat lunak, karena dari tahap ini idealnya ditemukan permasalahan kebutuhan pelanggan terhadap perangkat lunak yang akan dibuat. Untuk dapat mendefinisikan kebutuhan pelanggan tersebut, maka perlu teknik pengumpulan data yang tepat.

Tujuan Penelitian
Tujuan dari kajian ini untuk memberikan analisa dan perbandingan dari berbagai teknik pengumpulan data. Untuk selanjutnya, pembaca diharapkan dapat menentukan teknik mana yang layak untuk digunakan sesuai dengan domain permasalahannya, sehingga diperoleh data yang valid sesuai kebutuhan pengguna.

Batasan Masalah
Dalam kajian ini hanya membahas tentang perbandingan antara kekurangan dan kelebihan dari berbagai teknik pengumpulan data seperti pemeriksaan dokumen, pengamatan/observasi, penyebaran formulir (kuesioner) dan Joint Application Development (JAD) / Joint Requirement Planning (JRP).

Landasan Teori
Teknik pengumpulan data merupakan sebuah cara untuk dapat mendefinisikan kebutuhan pelanggan. Seperti yang diungkapkan sebelumnya bahwa kebutuhan pelanggan ini sangat diperlukan agar perangkat lunak yang dibuat sesuai dengan kebutuhan, sehingga dapat digunakan, memiliki nilai guna dan dapat membantu kinerja pelanggan.
Ada beberapa teknik pengumpulan data, untuk itu penulis mencoba membahas teknik – teknik tersebut diantaranya yaiitu :
1. Pemeriksaan Dokumen
Sebuah cara di mana dilakukan pemeriksaan dan analisa terhadap dokumen – dokumen dalam organisasi / perusahaan. Macam – macam dokumen yang diperiksa seperti :
 Dokumen yang berkaitan dengan organisasi dan fungsi-fungsinya contohnya job description dari masing – masing bagian dalam organisasi
 Dokumen sistem yang berjalan contohnya prosedur, tata cara dan aturan dalam organisasi

2. Pengamatan
Pengamatan atau observasi merupakan salah satu cara dinilai cukup efektif untuk mempelajari sistem yang tengah dikaji, karena aktifitas yang dilakukan oleh seseorang / petugas pada sistem yang sedang berjalan akan diamati secara jelas. Untuk mendapatkan hasil yang valid maka harus dilakukan dalam kurun waktu yang lama. Diharapkan pengamat untuk membiasakan diri agar tidak mengganggu objek yang diamati.
Hasil yang diperoleh dari teknik pengamatan akan objektif karena dilakukan langsung dengan cara mengamati sesuai standar operasi yang dilakukan dan pengamatan yang dilakukan dalam berbagai keadaan. Untuk mendapatkan hasil secara benar maka pengembang (analis) perlu memahami setiap langkah – langkah dalam aktivitis yang sedang dilakukan oleh objek yang diamati. Berikut ini kelebihan dan kekurangan dari teknik pengamatan, diantaranya yaitu :

Tabel 4.1 Kelebihan dan kekurangan Teknik Pengamatan
Kelebihan Kelemahan
 Lebih mudah memahami operasi
 Fakta-fakta dan informasi yang diamati lebih handal
 Informasi lain dapat dikum- pulkan, seperti karakter pengguna  Petugas merasa terganggu
 Oleh karena ada yang memperhatikan, maka petugas tidak dapat bekerja seperti biasa (gugup)


3. Penyebaran Formulir (Kuesioner)
Penyebaran formulir dilakukan dengan cara menggunakan dokumen tertentu yang berisi pertanyaan yang berfungsi untuk mendapatkan feedback dari responden.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan kuesioner, seperti:
1. Bentuk dan jenis persoalan
Kategori permasalahan harus jelas sehingga menentukan model kuesioner dan cara pengukuraannya.
2. Pengukuran
Pengukuran yang dimaksud yaitu metode penilaian terhadap formulir / kuesioner yang telah disebar. Seorang analisis harus mengetahui cara penilaian yang dilakukan.
3. Pembuatan formulir
Pembuatan formulir sebaiknya :
- Sediakan formulir jawaban dengan jelas
- Gunakan bahasa sederhana dan mudah dimengerti Sehingga menghasilkan informasi yang sesuai jika sumber informasi tersebar diberbagai tempat (bagian).
- Gunakan pemilihan kata-kata yang tepat dengan kalimat pendek dan maksud yang jelas
- Hindari model jawaban yang sangat mudah atau bahkan terlalu sulit, sehingga akan berpengaruh terhadap jawaban yang diberikan akibat dari sangat sulit atau terlalu mudah saat mengisi kuesioner.
- Hindari pertanyaan yang dibuat memandu kepada jawaban sehingga pengisian yang dilakukan sangat mudah
- Pertanyaan yang disampaikan tidak bermakna ganda (ambiguous) sehingga membingungkan

Keuntungan teknik penyebaran formulir diantaranya :
- Pertanyaan dapat distandarkan, lebih tepat dan seragam.
- Responden dapat menjawab kuesioner pada waktu yang luang.
- Pertanyaan yang diajukan dapat dipikirkan terlebih dahulu sehingga jawaban yang diberikan dimungkinkan akan valid

Kuesioner dapat dibagi menjadi 4 yaitu :
1. Kuesioner terbuka yaitu kuesioner yang pertanyaannya telah disertai jawaban. Responden dapat memilih jawaban yang paling sesuai dari jawaban yang sudah ada contohnya dalam bentuk pilihan ganda.
2. Kuesioner tertutup yaitu responden harus menjawab pertanyaan dengan formulasinya sendiri contohnya dalam bentuk essai.
3. Kuesioner terbuka dan tertutup yaitu gabungan dari jenis pertanyaan tertutup dan terbuka. Responden dalam memberikan jawaban dengan memilih jawaban yang telah disediakan dan kemudian untuk memperjelas jawaban tersebut ditulis dengan formulasinya sendiri contohnya dengan pilihan ganda kemudian essai.
4. Kuesioner semi terbuka yaitu kuesioner yang pertanyaanya telah tersusun rapi, namun masih ada kemungkinan tambahan jawaban yang lain, contohnya dalam bentuk plihan ganda dengan jawaban yang tersedia namun untuk pilihan terakhir masih dikosongkan.

Tabel 4.2 Kelebihan dan Kekurangan Penyebaran Formulir
Kelebihan Kelemahan
 Biaya akan rendah apabila informasi yang didapatkan dari beberapa responden (responden tersebar dibeberapa tingkatan manajemen)
 Responden dapat menjawab sesuai dengan pengetahuannya (questioner yang dibuat lebih fleksibel
 Informasi yang didapatkan dapat dijadwalkan dengan mudah untuk dianalisa  Kesulitan dalam tahap pengumpulan formulir
 Ada responden yang tidak mengembalikan formulir
 Tidak ada informasi tambahan, karena responden cenderung menjawab sesuai pertanyaan yang ada
 Harus sesuai dengan jadwal, sehingga tidak ada formulir susulan


4. Wawancara
Teknik wawancara merupakan salah satu dari teknikpengumpu;an data, teknik ini dilakukan dengan cara bertatap muka / interaksi langsung dengan pelanggan merupakan digunakan untuk mendapatkan kebutuhan pelanggan. Teknik ini akan menimbulkan interpretasi yang beragam antara pihak pewawancara (developer) dengan orang yang diwawancarai (pelanggan/pengguna). Untuk itu perlu komunikasi yang efektif agar difahami oleh keduanya.
Ada 2 Kategori dalam wawancara yang dilakukan :
1) Wawancara Terstruktur
Teknik wawancara ini dengan menggunakan pertanyaan yang telah disediakan / dipersiapkan sebelumnya, pertanyaan sudah dibuat dalam bentuk poin - poin inti pertanyaan.

2) Wawancara Tidak terstruktur
Teknik wawancara ini pertanyaannya dilakukan secara spontan, pertanyaan tidak dipersiapkan sebelumnya. Sehingga apa yang ditanyakan bisa berupa ide segar seorang analis ataupun bisa jadi ide buruk / pertanyaan yang tidak mendukung dari tujuan wawancara yang dilakukan.

Untuk dapat melakukan wawancara dengan baik maka yang harus dilakukan adalah:
1. Analisis harus menentukan tujuan dilakukannya wawancara tersebut, sehingga responden faham dan mempersiapkan dengan baik proses wawancara yang akan dilakukan.

2. Analisis harus dapat menentukan di level mana responden yang akan dilibatkan melakukan wawancara dengan pihak pengembang.

3. Persiapan dalam wawancara
Persiapan dalam wawancara dengan cara menyediakan pertanyaan terbuka dan pertanyaan tertutup, hal ini agar pertanyaan yang disampaikan tidak terkesan kaku namun juga terarah, pengembang harus mengarahkan pelanggan untuk menjawab pertanyaan, kemudian menjalankan proses wawancara.

4. Mendokumentasikan wawancara, pertanyaan yang dibuat serta hasil wawancara yang dilakukan dibuat dokumentasinya, hal ini agar perolehan dari wawancara dapat digunakan sebagai rujukan untuk tahap berikutnya.

5. Penilaian terhadap hasil wawancara yang dilakukan perlu dibuat, hal ini sebagai evaluasi apakah kebutuhan informasi yang akan digali sudah diperoleh atau belum.



Tabel 4.3 Kelebihan dan kekurangan
Teknik Wawancara Secara Terbuka
Kelebihan Kelemahan
 Memberi kebebasan sepenuhnya kepada responden
 Memberi jawaban yang lebih terperinci dan fleksibel
 Memberi peluang untuk bertanya hal-hal lain untuk meningkatkan pemahaman
 Jawaban yang diberikan mungkin tidak relevan atau terlalu terperinci hal ini berkaitan dengan tipe respondennya
 Cukup memakan waktu palagi jika responden tipe orang yang banyak pembicaraan
 Topik pembicaraan sulit dikendalikan malah cenderung untuk menyimpang

Tabel 4.4 Kelebihan dan kekurangan
Teknik Wawancara Secara Tertutup
Kelebihan Kelemahan
 Wawancara dapat disempurnakan dalam waktu yang singkat karena pertanyaan sudah dipersiapkan sebelumnya
 Jawaban yang diperoleh tepat dan relevan kepada pertanyaan
 Topik pembicaraan dapat dikendalikan sehingga tidak menyimpang  Mudah menyebabkan responden merasa bosan karena terkesan kaku
 Membatasi kebebasan responden untuk menyatakan kebutuhannya yang lain, karena responden cenderung menjawab sesuai yang ditanyakan saja
 Tidak ada interaksi di antara responden dengan Pewancara


6. Joint Application Development (JAD) / Joint Requirement Planning (JRP)

Merupakan metoda terstruktur dengan cara diskusi dan negosiasi dengan pelanggan untuk mengumpulkan kebutuhan dan dimungkinkan untuk melakukan perancangan antar mukanya.
Hasil yang diperoleh pada JRP berupa spesifikasi sistem secara detil dari perspektif bisnis (bukan perspektif teknis).
Pihak yang terlibat dalam JRP yaitu:
o End users atau pengguna
o Eksekutif atau pihak level manajemen lain yang dapat berpartisipasi untuk melakukan diskusi.
o Staf Teknologi Informasi yang mengetahui tentang seluk beluk permasalahan secara rinci
o Developer atau pengembang perangkat lunak misalnya manajer proyek dan analis sistem
o Notulen yang mencatat setiap kegiatan yang dilakukan dan hasil yang diperoleh pada tahap JRP
o Fasilitator yaitu perantara antara pihak pengembang dengan user (pelanggan)

Aktifitas yang dilakukan pada teknik JRP yaitu :
1. Komunikasi
Melakukan komunikasi secara langsung dengan pengguna. Hasil dari diskusi dan negosiasi yang dilakukan harus mencerminkan :
o Apa yang diinginkan oleh pengguna
o Siapa pengguna aplikasi
o Batasan masalah terdefinisi dengan jelas
o Tujuan / ruang lingkup sistem harus diketahui
o Ada / tidak adanya pemberi informasi dari sumber lain
2. Fast (facilited application spesification tehnique)
Dalam Fast, pengguna bekerja sama dengan analis dan berperan aktif untuk membahas inti masalah yang dihadapi. Jika pengguna melakukan formulasi konsep yang tidak jelas maka pengembang harus bertindak sebagai interogator (penanya).
3. Penyebaran fungsi kualitas yaitu dengan menentukan nilai fungsi yang dibutuhkan oleh sistem

1 komentar: